Бесплатная горячая линия

Исправление ошибки в трудовой книжке: образец 2020 года

Содержание

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типы ошибочных записей в трудовой книжке

Когда в рабочей книжке существует какая-либо ошибка – это грубое нарушение. В Правилах и Инструкции прописано, как и какие ошибки нужно исправлять.

Типы ошибок:

  • ошибки в первоначальном внесении информации о работнике
  • ошибки, сделанные при заполнении основных страниц
  • ошибки на дубликате или вкладыше.

Исправление данных ошибок в книжке сотрудника производится при помощи определенных документов.

  • Трудовой кодекс России
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Эти нормативно-правовые акты могут помочь работодателю безошибочно внести нужную информацию в книжку и при необходимости изменить какие-либо записи, сделанные ошибочно.

Ошибки при первоначальном внесении информации находятся на главной странице (титульный лист) в написании:

  • личных данных (имени, отчества и фамилии)
  • даты рождения
  • специальности
  • образования
  • даты заполнения.

Ошибки, сделанные при заполнении основных страниц, то есть сведения о работе, наградах и так далее при написании:

  • нумерации
  • даты
  • наименования организации
  • записи о приеме, увольнении, переводе
  • записи о награждениях
  • номера и даты документа.

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке должно быть своевременным и правильным. При этом обязательно нужно отличать понятия «изменения» и «исправления». Если в трудовую вписываются изменения или дополняются какие-либо сведения, то никаких фактических исправлений не должно быть. Заменить же неправильную запись, которая была зафиксирована до этого, можно только путем исправления.

Исправления в данном рабочем документе сотрудника могут производиться двумя способами:

  • присвоение записи статуса недействительной
  • зачеркивание сведений.

Происхождение ошибок

Ошибки в трудовой книжке подлежат исправлению, а исправление – это замена неверных, ошибочных записей правильными. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек в п. 27 разъясняются действия по исправлению ошибок, допущенных в трудовой книжке:

Организацией, где была внесена ошибочная запись

В случае реорганизации предприятия, допустившего ошибочную запись, необходимое исправление вносится его официальным правопреемником.

Организацией, являющейся новым местом работы, на основании документов, предоставленных работодателем, допустившим ошибку

При ликвидации организации, допустившей ошибку в трудовой книжке, что подтверждает выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, исправление производится на новом рабочем месте.

Основанием для исправления ошибки служат копии официальных документов с места работы, где данная ошибка была допущена:

  • приказа о приеме на работу
  • приказа об увольнении
  • личной карточки
  • книги регистрации приказов.

Исправленные записи должны соответствовать официальному документу, служащему основанием для исправления ошибки. Если данный документ утерян или его содержание не отражает фактически выполнявшейся работы, исправление имеющейся ошибки производится с привлечением других документов, подтверждающих факт выполнения работ.

В случае потери работодателем трудовых книжек и учетных документов своих работников в результате форс-мажорных обстоятельств (катастрофы, стихийные бедствия, война, массовые беспорядки) исправления ошибки в трудовой книжке может производиться с использованием свидетельских показаний.

Ошибка на титульном листе

В частых случаях титульный лист содержит в себе дополнения, а не поправки. Но все же, как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, если она сделана на титульном листе?

Для начала стоит сказать, что при первичном оформлении документа никаких исправлений или корректив быть не должно. Если ошибка произошла, то на такой бланк трудовой составляется специальный акт о списании, и документ уничтожается, а сотруднику заводится новая книжка. К акту можно приложить номер испорченного бланка, который вырезается перед уничтожением документа. Деньги за испорченную трудовую книжку с работника не взимаются.

Как уже говорилось, на титульном листе старые (неправильные) данные зачеркиваются одной чертой, и сверху специалист указывает актуальную информацию. На обложке документа должны быть прописаны документы-основания. Важно, чтобы предыдущие данные были разборчиво написаны. К тому же, уполномоченному лицу категорически запрещается вносить изменения только лишь со слов владельца трудовой книжки.

К документам, являющихся основанием для внесения изменения, можно отнести:

  • паспорт РФ,
  • свидетельство о браке/разводе;
  • номер диплома о полученном образовании и т. п.

Строка на титульном листе, где указывается информация об образовании, не подлежит исправлению. Она может только дополняться. Если специалист на протяжении трудового стажа получает дополнительное образование – данные просто вносятся как продолжение после указанной информации. Если у сотрудника нет никакого специального образования, строка остается пустой. Если образование не окончено на момент получения работы, уполномоченное лицо должно записать «неоконченное высшее», а после окончания вуза дополнить строку.

Если запись сделана ошибочно в трудовой книжке на главной странице, ее корректирует непосредственно тот работодатель, у которого сейчас работает данный сотрудник. После исправления и указания документа-основания работодатель должен поставить подпись и печать организации.

П. 30 в правилах ведения трудовых запрещает: замазывать, перечеркивать, подделывать некорректные записи не только на титульном листе, но и в других разделах.

Вот как исправить ошибочную запись в трудовой книжке. Образец внесения верной информации представлен на картинке ниже.

Неверная дата

Невнимательность при заполнении трудовой книжки в написании дат может стоить сотруднику больших проблем с пенсионным фондом, когда придет время заниматься начислением пенсии. Поэтому не только кадровый работник, но и сам сотрудник должен внимательно проверять все указанные сведения.

Если в трудовой книжке ошибочная запись была найдена при указании дат, необходимо:

  1. Работнику написать заявление на имя руководителя с просьбой исправить неверную информацию.
  2. Директор должен издать приказ (документу присваиваться номер) о необходимости исправить ошибочную запись.
  3. Сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо делает исправление с подтверждением недействительности конкретной записи.
  4. Ставится верная дата, указывается номер приказа, на основании которого внесены коррективы.
  5. Должны быть указаны реквизиты сотрудника, вносящего изменения, его подпись и печать организации.

Если ошибка возникла в дате рождения, то неверная информация зачеркивается одной чертой, а сверху пишется правильная дата. На обложке нужно указать серию, номер паспорта сотрудника.

Неверные реквизиты документа

Одной из важных граф считается та, где указываются реквизиты документов, являющихся основанием для приема на работу, увольнения и иных действий, связанных с трудовой деятельностью.

В основных случаях все сведения вносятся на основании того или иного приказа. Порядок внесения сведений о документе один и он остается неизменным: название документа, дата, номер документа. Большой ошибкой является изменение установленного порядка.

Если нужно изменить запись в сведениях о работе из-за допущенной ошибки в информации о приказе, то вся запись дублируется, а последняя графа прописывается уже без ошибки.

В случае когда ошибка допускается в самом приказе, то в последней графе следует записать реквизиты документа, который отменяет предыдущий приказ.

Ниже представлен образец ошибочной записи в трудовой книжке в графе документа-основания.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Ошибки в сведениях о работе

В п. 30 Правил и 1.2 Инструкции разъяснено, что исправление неточных данных о трудоустройстве путем зачеркивания ошибочной записи не допускается. Неточность устраняется признанием записи недействительной и созданием верной. Запись о недействительности вносится следующим образом:

  • в графе 1 указывается следующий по порядку номер;
  • пишется дата внесения исправлений;
  • прописывается фраза «Запись под номером… считается недействительной»;
  • вносится правильная формулировка;
  • в следующей графе заполняются реквизиты документа, из которого вносились первоначальные сведения

Если недействительна отметка об увольнении, вносят «Запись за номером … недействительная, уволен (указывается причина)» или «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе». Изменения в датах и номерах также вносятся с помощью признания записи недействительной.

Неточности, возникшие в самом приказе, на основании которого вносится запись, исправляются после составления нового приказа с указанием верных реквизитов. Примеры исправления аналогичных ошибок можно найти ниже.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек увольняется по собственному желанию. Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

  • Указывается номер по порядку;
  • Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
  • Ставим число.
  • Уполномоченное лицо заверяет запись.
  • Проставляется следующий номер.
  • Та же фраза указывается в отношении второй записи.
  • Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Некоторые правила заполнения трудовых книжек

Существуют определенные правила, нормы и требования при заполнении трудовой книжки.

  1. В трудовой книжке не допускаются сокращения. Все личные данные – фамилия, имя и отчество заполняются полностью, ошибки здесь не допускаются, необходимо все тщательно проверять.
  2. Даты в трудовой книжке пишутся в виде восьми арабских цифр, и никак иначе. Например, если дата рождения работника 12 марта 1987 года, тогда в трудовой книжке данная запись будет иметь следующий вид: 12.03.1987.
  3. Обязательно наличие подписи работника и первого работодателя, который заполнял титульный лист трудовой книжки, а также печать организации.
  4. Обязательно в трудовой книжке должна быть указана дата ее заполнения, и что важно на данном этапе, так это то, что дата заполнения должна быть не позже пяти рабочих дней работы гражданина на данном предприятии.

Это некоторые самые важные требования, на которые обращают внимание. Но возникает вопрос, что делать, если возникли ошибки при заполнении трудовой книжки? Такие случаи встречаются довольно часто и самое главное – вовремя их обнаружить, иначе могут возникнуть неприятные для владельца данного документа последствия. Если же ошибку допустил работник отдела кадров, который сразу же ее обнаружил, то в том случае, если он является высокопрофессиональным специалистом, он может самостоятельно все исправить таким образом, чтобы никому это не принесло никаких неприятностей или проблем.

Кто делает исправления

Исправлять ошибки в трудовой может не каждый сотрудник. Без полномочий и определенного повода делать какие-то записи и исправления в документе запрещается. Если сотрудник обнаружил в своей трудовой ошибку, то исправить ее можно как на новой работе, так и на той, где ее совершили.

Корректировать ошибочные записи может либо руководитель организации, либо уполномоченное лицо (обычно это специалист отдела кадров, бухгалтер или секретарь). Для того чтобы этим занимался уполномоченный сотрудник, на него необходимо составить приказ, дающий ему право вносить записи в трудовую книжку и, соответственно, исправлять, если в трудовой книжке ошибочная запись.

Если работодатель является физлицом, то он не имеет права ни вести трудовые, ни тем более делать в них поправки.

Сведения о приеме, переводах, увольнении, наградах

30 пункт правил о ведении и хранении трудовых книжек строго запрещает замазывать, зачеркивать или подделывать ошибочные, а также некорректные записи в любом из разделов документа. Любую из неверных записей признают недействительной и указывают актуальную информацию. Если в трудовой книжке ошибочная запись, нужно сделать следующее:

  1. В первой графе следует указать номер по порядку, который идет за последней записью.
  2. Во второй графе проставляется текущая дата.
  3. В третьей графе нужно указать, какая запись является недействительной (с указанием порядкового номера записи) и написать верную информацию.
  4. В четвертой графе указывают номер документа, являющегося основанием для исправления ошибочной записи (обычно это приказ).

Если приказ сначала был издан, а потом отменен, нужно указать номер того документа который его отменяет.

Данный алгоритм внесения изменений касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении или сведений о награждениях.

Исправлять нужно и те записи, которые признаны судом недействительными. В данном случае в четверной графе необходимо указывать тот документ, на основании которого предыдущая формулировка считается недействительной. При этом сотрудник должен быть восстановлен на рабочем месте не только в документах организации, но и в трудовой книжке (по этому поводу должна быть соответствующая запись). Ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении предполагает ссылку на приказ или распоряжение работодателя.

В последнем случае работник может запросить у работодателя изготовить ему дубликат трудовой книжки без указания ошибочной записи об увольнении. Это регламентировано пунктом 33 Правил.

Что собой представляет исправление ошибочных записей в трудовой книжке, когда работник должен быть восстановлен на работе, наглядно демонстрирует представленное ниже фото.

Что нельзя исправлять?

Данный вопрос нередко возникает для кадровых работников по причине того, что в действующих нормах права, регулирующих различные стороны трудовых отношений, ответа на него нет в однозначной форме. На основании практики правоприменения сложилось мнение о том, что нельзя менять данные, расположенные на титульном листе, если были по каким-то причинам допущены ошибки в написании основных данных. Исключением являются случаи, когда осуществляется изменение внесенных данных по причине изменения каких-либо персональных сведений, например, при смене фамилии.

На титульном листе разрешено менять дату рождения. Остальные изменения считаются недопустимыми.

Запрещено исправление любых записей, если такое исправление опирается только на устные слова работника, заметившего ту или иную ошибку. Такие исправления должны опираться только на специально предоставленные документы, подтверждающие правомерность требований работника об исправлении ошибок в его трудовой книжке. В качестве документов, подтверждающих правомерность таких сведений, могут выступать заключенные ранее трудовые договоры, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении с нее, о награждении или премировании.

Отдельные вопросы заполнения трудовой книжки

Новая запись вносится в трудовую книжку в течение недели с момента изменения. Это касается и приказов работодателя. При этом, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней и уволился, запись можно не вносить.

При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.

Формуляр, который остался у прошлого работодателя, не будет препятствием для приема на работу сотрудника. По заявлению работника оформляется новый документ, но сведения о прошлых местах работы не добавляются.

Если запись не содержит неточность, а отсутствует полностью, её вносят в соответствии с Инструкцией. При этом в графе 2 записывают фактическую дату. Любая дата прописывает арабскими цифрами. Число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным.

Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной

В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:

  • преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
  • врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
  • охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены

Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.

Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.

Оформление дубликата

Если книга работника утрачена, он обязан заявить об этом как можно раньше. Работодатель при этом должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента заявления.

В дубликат вносятся:

  • сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
  • данные об общем стаже работы до зачисления в штат

Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.

Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.

Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.

Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.

При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.

Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Внесение дополнений

Изменения вносятся при наличии определенных документов.

Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.

Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

  1. Паспорт.
  2. Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
  3. Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).

Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.

Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.

Затем кадровик вносит новые достоверные данные.

Хранение документов и их выдача на руки

Существуют не только правила ведения и заполнения трудовой книжки, но и правила хранения и выдачи трудовой книжки гражданину. Выдается она на руки только после того, как в ней сделана запись об увольнении данного работника с предприятия. Выдать документ должны в последний день работы сотрудника с произведенными в ней записями по всем правилам.

За невыполнение таких простых правил работодатель может понести административную или материальную ответственность. Гражданин, которому работодатель не выдает трудовую книжку, может обратиться в суд, и закон в этом случае будет на его стороне. Невыдача трудовой книжки в установленные законом сроки – это нарушение закона о труде и прав человека, в этом случае пострадавшее лицо может требовать выплаты моральной компенсации, а также зарплаты, которую он не смог получить из-за отсутствия трудовой книжки.

Изменилось название организации

Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).

Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:

  • в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
  • в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
  • в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).

Каждый руководитель предприятия должен помнить, что реорганизация или смена названия компании считаются исполненными, если сведения об этом зафиксированы в госреестре юрлиц. Это установлено законом начиная с 8.08.01. Следовательно, третья и четвертая графы должны фиксировать те даты, когда сведения о предприятии были занесены в госреестр.

Источники

  • https://ppt.ru/art/tk/ispravlenie
  • https://hr-portal.ru/article/poryadok-ispravleniya-zapisey-v-trudovoy-knizhke
  • https://hr-portal.ru/article/mozhno-li-vypolnit-v-trudovoy-knizhke-zapis-o-dopushchennoy-oshibke
  • https://BusinessMan.ru/chto-delat-esli-v-trudovoy-knijke-oshibochnaya-zapis.html
  • https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/ispravlenie-oshibki-v-trudovoj-knizhke-obrazec-2020-goda.html
  • https://ProLaw24.ru/labor/oshibki-v-trudovoy-knizhke
  • https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/ispravleniya-v-trudovoj-knizhke/
  • https://hr-portal.ru/article/kak-ispravit-oshibki-pri-zapolnenii-trudovyh-knizhek
  • https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/ispravlenia.html
  • https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zapoln/primery-ispravleniya-oshibok-v-trudovoj-knizhke.html
[свернуть]
Решите свою юридическую проблему сегодня, не выходя из дома!
300 рублей бесплатно

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

 

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

 
 
Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

 
Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант
 

Добавить комментарий

Последние ответы

Бесплатная горячая линия 24/7
8 (800) 550-82-45
по всей России


+7 (499) 398-51-30
Для жителей Москвы и МО
+7 (812) 305-28-25
Для жителей Спб и области