Бесплатная горячая линия

Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?

Содержание

Законодательные нормы

Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.

В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.

Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.

Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.

За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.

Что изменилось

С начала 2019 года стало известно, что работодателям и компаниям, выплачивающим доходы (например дивиденды) физическим лицам по итогам текущего года, и в дальнейшем придется отчитываться по новым правилам, для чего понадобится образец 2-НДФЛ за 2019 год. Новый порядок оформления значительно отличается от прежнего. Рассмотрим, как заполнять, где найти и скачать актуальную форму 2-НДФЛ 2019 года.

С 01.01.2019 внесены изменения, которые придется учитывать всем работодателям, ИП и организациям, выплачивающим доход физическим лицам. На основании Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, форма будет не одна, а две. Одна из них используется для сдачи отчетности в ИФНС, а вторая — для выдачи обратившимся физическим лицам. Как уточняют представители Налоговой службы, образец заполнения формы справки 2-НДФЛ в 2019 году содержит некоторые ненужные для обычных граждан пункты. Что касается формы для ИФНС, то в нем почти все важное и нужное, поэтому основная часть структуры сохраняется.

Правила оформления

Справка 2-НДФЛ — это унифицированный документ, относящийся к отчетности. Его формат утвержден приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Помните: тот, кто подписывает справки о доходах, должен иметь на это право. На практике встречаются случаи, когда на выданной справке сотруднику подпись ставит руководитель отдела. Так делать нельзя, так как законодательством Российской Федерации четко определено, кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников. Сама справка относится к группе налоговых, а не бухгалтерских документов. Это значит, что на ней должна стоять подпись налогового агента. У работодателя таким представителем является руководитель организации. Именно он должен поставить свою подпись на готовой справке.

Отметим, что на справке не требуется ставить печать. Хотя раньше такая необходимость была закреплена законодательно. Теперь на документе нет даже места для постановки печати. Об этом многие организации забывают и штампуют справки по привычке. Такой подход допустим, так как наличие оттиска печати на документе нарушением не является.

Как отчитываются сейчас за прошлые годы

Справка о доходах физических лиц часто претерпевает изменения. В 2015-2016 годах использовалась старая форма, утвержденная Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Но в конце 2017 года ФНС было инициировано рассмотрение очередных изменений в этот Приказ в связи с утверждением Приказа ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@ (зарегистрирован в Минюсте и опубликован 30.01.2018). Если понадобится сдать сведения за прошлые периоды, налоговая требует использовать формы, действовавшие в этот период.

Сущность документа

Документ представляет собой форму отчётности, в которой отображаются доходы, полученные сотрудником, и суммы налогов, уплаченные за него.

Стандартно 2-НДФЛ формируется за отчётный год, за полгода или по факту увольнения. Но каждый работник имеет право получить её по требованию в любое время.

Форма заполняется на утверждённом законодательством РФ образце, который периодически меняется, поэтому прежде чем делать справку следует убедиться, что бланк актуален.

Представительство в налоговых отношениях

У налогового агента могут быть представители (п. 1, 4 ст. 26 НК РФ):

  • законные (ст. 27 НК РФ
  • уполномоченные (ст. 29 НК РФ).

Приведем примеры представителей:

Форматы сдачи

Когда численность компании составляет несколько человек, то 2-НФДЛ можно сдать в налоговую на бумаге. Если число физических лиц, получивших доход в компании, превысило 25 человек, то сдавать отчет придется только в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

По доверенности

Доверенность – это документ, с помощью которого директор может делегировать свои полномочия, а именно, передать право подписи.

Документ может выдавать исключительно одно лицо руководящего звена.

Образец доверенности 2020:


Если предприятие по Уставу работает с использованием печати, её необходимо проставить на доверительном документе.

Генеральному директору (руководителю)

Подписать справку 2-НДФЛ гендиректору организации имеет право уполномоченный сотрудник. Но правила не запрещают руководителю визировать свою справку самостоятельно.

Для сотрудника

Сотруднику организации подписывает справку чаще всего работник отдела бухгалтерии по месту трудоустройства.

Но полномочия имеют все лица, которые допущены к сдаче аналогичной отчётности в ФНС.

Главному бухгалтеру

Главный бухгалтер не всегда имеет право на подписание документа по форме 2-НДФЛ. Соответственно, когда справка визируется для него, полномочия предоставляются исключительно директору или кругу лиц, которые утверждены приказом организации.

За налогового агента

За налогового агента по причине отсутствия в результате отпуска или болезни уполномоченного лица форма 2-НДФЛ должна визироваться лицом, утвержденным на основании приказа во время отсутствия первого.

У индивидуального предпринимателя (ИП)

У индивидуального предпринимателя отчётность по форме 2-НДФЛ за себя отсутствует.

В случае необходимости он предоставляет годовую декларацию по полученным доходам.

Если у бизнесмена есть наёмный персонал, то в независимости от системы налогообложения он обязан сдавать отчётность и перечислять налог.

Подписывать справки наёмным работникам, которые числятся в штате у предпринимателя, может как сам руководитель, так и уполномоченное лицо, чаще всего в лице главного бухгалтера.

В обособленном подразделении (филиале)

В филиале право подписи на документе 2-НДФЛ имеет как руководитель головного подразделения, так и уполномоченное лицо обособленного.

Для банка

Для банка справка по доходам физического лица является главным документом, на основании которого принимается решение для положительного или отрицательного ответа при получении кредита.

Подписывает документ генеральный директор, главный бухгалтер или должностное лицо, наделённое правом визирования документа.

Для налоговой

Для налоговой службы форма 2-НДФЛ требуется для проверки доходов по всем сотрудникам и каждому в отдельности.

Составляется справка отделом бухучета, визируется непосредственно руководителем организации либо сотрудником, уполномоченным на право подписи на основании приказа компании.

Кто подписывает 2-НДФЛ по закону?

Справка по форме 2-НДФЛ относится не к бухгалтерским документам, а к налоговым. А значит, она не попадает под действие закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предписывающего руководителю подписывать все документы, и такое право может быть предоставлено уполномоченному им на это лицу. Такой порядок подразумевается правилами заполнения справки.

Для делегирования права подписи этого документа руководитель предприятия должен издать приказ с перечнем тех лиц, кто подписывает справки 2-НДФЛ. При этом на каждого из них должна быть оформлена соответствующая доверенность. Реквизиты этой доверенности или приказа нужно будет указывать в справке 2-НДФЛ рядом с подписью уполномоченного лица как реквизиты документа, подтверждающего право такой подписи.

Кому предоставляется справка и в какие сроки

Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:

  • В отношении налога, удержанного у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
  • В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).
  • По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.

В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.

Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.

В заявлении важно правильно указать свои личные данные, а также период (он измеряется в годах), за который требуется справка. Справка должна выдаваться сколько угодно раз по обращению работника в пределах трехлетнего срока, за который учитываются его доходы.

Кто обязан сдавать справки

Ими являются организации, индивидуальные предприниматели, иные лица, в соответствии со статьей 226 НК РФ, которые выплачивают доход физическому лицу, являющемуся налогоплательщиком, работники, находящиеся с организацией в трудовых отношениях, работающие по договору подряда, иные граждане. Такое лицо обязано исчислить, удержать налог у налогоплательщика и перечислить его в бюджет.

Каждый налоговый агент обязан обеспечить учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Для этого составляется налоговый регистр. Открывается он сразу при приеме сотрудника на работу. Регистр разрабатывается и утверждается самостоятельно налоговым агентом и содержит сведения:

  • о физическом лице, его идентификационных данных (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, ИНН);
  • видах и суммах доходов;
  • предоставленных вычетах;
  • суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налогов;
  • датах удержания налога и его перечисления в бюджет, реквизитах платежных документов.

Именно данные этого налогового регистра будут использованы для заполнения форм. Обратите внимание, что если организация выплачивала сотруднику только пособие, не облагаемое НДФЛ (например, по уходу за ребенком до 1,5 лет), то справку в ИФНС сдавать не нужно.

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Документ с данными о доходах, выдаваемый на руки сотруднику или предоставляемый в запрашивающий орган, должен быть подписан. Такая информация содержится как в рекомендациях по внесению информации в справку 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/ и действовавших для ее формы, применявшейся за 2010–2014 годы, так и в рекомендациях по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/, для применения по сведениям о доходах 2015 года.

Для справки формы 2010–2014 годов рекомендовалось указывать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего от имени налогового агента этот документ. Для справки формы 2015 года предусмотрены 2 варианта подписи: налогового агента (т. е. его руководителя, который может действовать без доверенности) и его уполномоченного представителя, для которого должны указываться реквизиты документа, предоставившего ему право подписи. Обе подписи следует полностью расшифровать.

В 2018 году справку 2-НДФЛ могут подписывать уполномоченные руководителем организации или ИП лица по заранее составленной доверенности. Лицо, которое ставит свою подпись в справке, должно указывать не только свою фамилию (инициалы), но и занимаемую должность.

В связи с тем, что справка 2-НДФЛ – это налоговый, а не бухгалтерский документ, его может подписывать не только руководитель, но и уполномоченное им лицо (при наличии оформленной доверенности). Реквизиты доверенности, на основании которой уполномоченное лицо имеет право подписи справки, нужно указать в конце формы 2-НДФЛ.

Доверенность имеет юридическую силу, когда она подписана руководителем организации или уполномоченным лицом (в соответствии с законодательством/ уставом фирмы). Если в доверенности не обозначен какой-либо конкретный срок действия подписи, то ее, как правило, применяют на протяжении одного года для визирования справки 2-НДФЛ.

Как указать ИНН в 2-НДФЛ

Указанная справка считается важнейшим документом, который показывает полученный доход и сумму уплаченных налогов. Её просят предъявить в различных ситуациях, когда требуются сведения об уровне доходов человека. Документ нужен при выезде за границу, получении кредита, различных субсидий, устройстве на работу и в других случаях.

Перечень требований

Любое юридическое лицо (предприятие или индивидуальный предприниматель) должно фиксировать все важные документационные и налоговые моменты учёта, тем самым создав собственную учётную политику внутри предприятия. Обязательно правильное ведение документооборота внутри организации.

Правильный документооборот включает следующие требования:

  • соблюдение обязательной формы;
  • соблюдение сроков подачи документа в контролирующие органы и на утверждение;
  • определение должностного лица, отвечающего за правильное формирование.

В справке 2-НДФЛ есть графа об уполномоченном подписать заполненную форму. В организациях и предприятиях на каждого штатного и внештатного сотрудника этот документ формирует уполномоченный работник бухгалтерии.

Важно знать, что данная справка может быть выдана только сотрудникам, принятым на должность по трудовому договору. Если в организацию обратился уже уволенный сотрудник с просьбой выдать документ, то его просьба должна быть удовлетворена. Справку выдают на общих основаниях, в графе «дата» фиксируют подходящую на момент формирования.

Случается, что бывшему сотруднику также может понадобиться справка 2-НДФЛ за предыдущий период. В такой ситуации ему требуется обратиться в ИФНС, чтобы получить социальный или имущественный вычет за тот временной отрезок, который не превышает исковой давности.

Если бывший сотрудник потерял справку, которая была в полном пакете документации, выданном при увольнении, то документ может быть выдан организации, в которую он пойдёт устраиваться, но только по её запросу. Также документ может быть выдан и бывшему сотруднику по его личному запросу, если он не устроился на новую работу.

Иностранным лицам 2-НДФЛ необходима для подтверждения факта погашения задолженности по налогам в Российской Федерации и предоставления этой информации в стране по постоянному месту жительства. Стоит отметить, что в данном документе может отражаться информация об иностранных лицах.

Все сведения должны предоставляться полностью. Важно знать, что на начисление налога не влияет срок пребывания до 6 месяцев. Что касается статуса резидента, то информацию о нём указывают на конец периода по предоставленной справке. Если статус был изменён – актуальна только последняя информация.

Никакая документация, выдаваемая сотруднику или бывшему работнику на руки, и тем более отправляемая в органы, не имеет юридической силы, если она не подписана.

В организации 2-НДФЛ может быть отправлена как в единичном экземпляре, так и в большем количестве. Кто на предприятии обязан подписывать этот документ: начальство или сотрудники отдела бухгалтерии?

Руководители крупных предприятий физически не имеют возможности подписывать документы внутреннего оборота. И иногда так происходит, что кабинет главного бухгалтера находится в другом городе от кабинета руководителя, а задержка выдачи справки недопустима.

Сведения о доходах неработающих в фирме

В следующих распространенных случаях мы должны подать сведения о доходах по лицам, неработающим в компании:

  1. Фирма оплатила работы/услуги по договорам подряда;
  2. ООО выплатило дивиденды участникам;
  3. Было арендовано имущество у физического лица (например, помещение или автомобиль);
  4. Были вручены подарки стоимостью более 4 000 руб.;
  5. Оказана материальная помощь неработающим в организации / ИП.

Нужен ли штамп на бланке для работника

  • Если предприятие отказалось от печати, ее нигде не ставят;
  • если штамп будет в наличии на фирме, его следует использовать в обязательном порядке только в тех формах, в которых нужна печать согласно нормам законодательства.

Однако возникает вопрос, если печать на справке 2 ндфл не ставится, то, как проверить достоверность указанной информации. Ведь, по сути, справку без печати может сделать любой человек, составив и напечатав ее на цифровом носителе и поставив подпись.

В старой версии справки, действующей до 2020 года, предусматривалось место для печати юридической фирмы. Однако в связи с тем, что для юридических лиц (ООО, АО) обязательное наличие печати было отменено, в новой форме справки место для оттиска отсутствует. Таким образом, вопрос нужна ли печать на справке 2 ндфл автоматически отпадает.

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Доходы работника облагались по разным ставкам – как заполнять?

Если в течение года одно лицо получило доходы, попадающие под налогообложение по разным ставкам, заполняется одна справка, содержащая разделы 3 – 5 для каждой из ставок. Т.е. все доходы работника, независимо от вида дохода, должны попасть в одну справку.

Если все данные не помещаются на одном листе, заполняем вторую страницу справки (фактически у нас будет 2 заполненных бланка 2-НДФЛ с одинаковым номером).

На второй странице указывается номер страницы справки, заполняется заголовок «Справка о доходах физического лица за ______ год № ___ от ___.___.___» (данные в заголовке, включая номер, такие же, как на первой странице), вносятся данные в разделы 3 и 5 (разделы 1 и 2 не заполняются), заполняется поле «Налоговый агент» (внизу документа). Подписывается каждая заполненная страница.

Пример такой ситуации – выдача организацией своему сотруднику беспроцентного займа. У получателя займа возникнет как доход, облагаемый по ставке 13 % (заработная плата) и доход, попадающий под ставку 35 % (материальная выгода).

В случае выплаты дивидендов участнику, который работает в организации, они отражаются вместе с другими доходами. Заполнять по дивидендам отдельные разделы 3 и 5 не надо.

Например, 5 июня 2017 г. участнику Никифорову, который также работает заместителем Генерального директора, выплачены дивиденды 450 000 руб. В данных за июнь (см. образец выше) мы отразим доход по заработной плате с кодом 2000 и доход по дивидендам с кодом 1010.

Коды доходов и вычетов

Коды доходов и вычетов устанавливаются приказами ФНС (последние изменения утверждены приказом от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@).

Но чаще всего придется указывать следующие:

  • 2000 – заработная плата;
  • 2002 – премия;
  • 2012 – отпускные;
  • 2300 – оплата больничного.
Наиболее употребляемые вычеты для данного раздела:

  • 501 – вычет из стоимости подарков
    (до 4000 руб. в год);
  • 503 – вычет из материальной помощи
    (до 4000 руб. в год).

При отсутствии суммовых показателей в графах справки проставляется ноль.

Зарплата за декабрь выплачена в январе – как отразить?

В справке доходы отражаются в месяце, в котором такой доход считается фактически полученным по нормам Налогового кодекса. Например:

1) Нашему сотруднику зарплата за декабрь 2017 г. выплачена 12 января 2018 г. – ее сумму мы отразим в справке за 2017 г. в составе доходов за декабрь (т.к. в соответствии с п. 2 ст. 223 Налогового кодекса датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислен доход в соответствии с трудовым договором).

2) Мастеру, работающему у нас по договору подряда, оплата работы, выполненной в декабре 2017 г., произведена 12 января 2018 г. – данная сумма будет включена в 2-НДФЛ за 2018 г. (т.к. отдельных норм для оплаты по договорам гражданско-правового характера Налоговым кодексом не предусмотрено, следовательно, мы применяем общую норму, в соответствии с которой дата фактического получения дохода определяется как день его выплаты – п.1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные отражаются в справке в составе доходов месяца, в котором они были выплачены (Письмо Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/8—139).

Например, наш работник Никифоров находился в отпуске с 9 по 21 января 2018 г. Отпускные ему выплатили 29 декабря 2017 г. В 2-НДФЛ за 2017 г. (см. пример заполнения) мы включаем сумму отпускных в доход за декабрь с кодом 2012.

Некоторые виды доходов не облагаются налогом в пределах определенных норм. В 2-НДФЛ напротив такого дохода нужно указать код и сумму вычета в размере необлагаемой суммы.

Например, сотруднику Никифорову на день рождения (10 сентября) от компании подарили телефон стоимостью 18000 руб. Т.к. стоимость подарков за год не облагается НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб., в справке 2-НДФЛ в данных за сентябрь (см. пример заполнения) мы отразим:

  • доход 18000 руб. с кодом 2720 (стоимость подарков);
  • вычет 4000 руб. с кодом 501.

Порядок представления

Если даже организация не отказалась от использования штампа, то ставится или нет печать на 2 ндфл, решать ей. Так как проставление оттиска является обязательной процедурой только в установленных законодательными и иными правовыми актами и внутренней документацией случаях.

Во втором разделе справки 2-НДФЛ также указывается адрес места жительства физлица, так как указано в его паспорте или ином документе. Таким образом, в справке 2-НДФЛ фиксируют постоянную регистрацию физлица или его временную прописку.

В старой версии справки, действующей до 2020 года, предусматривалось место для печати юридической фирмы. Однако в связи с тем, что для юридических лиц (ООО, АО) обязательное наличие печати было отменено, в новой форме справки место для оттиска отсутствует. Таким образом, вопрос нужна ли печать на справке 2 ндфл автоматически отпадает.

Кто формирует?

Обычно оформлением справки занимается отдел бухгалтерии на предприятии.

По требованию сотрудника организация обязана выдать справку в срок до 3 рабочих дней.

На территории страны существуют фирмы, предлагающие предоставление справки за определённую плату.

Прежде чем обращаться к услугам таких компаний, важно знать, что даже малейшие ошибки могут привести к тому, что документ будет забракован, допустим, при предоставлении в банк для получения займа, либо при обращении в социальные органы.

Справка главбуху и директору

Часто возникает вопрос: кто же подпишет 2-НДФЛ главному бухгалтеру? Дело в том, что у некоторых сотрудников учета возникает путаница, так как именно главбух ставит подпись на такой справке. Но делает это он на основании доверенности в качестве уполномоченного лица. И если самому главбуху понадобится справка, то подписать ее должен руководитель предприятия.

Компании также нужно определиться с тем, кто подписывает 2-НДФЛ директору. И здесь проблем быть не должно, документ, как и все прочие, должен быть подписан налоговым агентом, т. е. как мы уже отметили – сам руководитель. В любом случае в законодательстве нет запрета на подписание самим директором справки для себя.

Когда применять новую форму

Казалось бы, ответ очевиден: если сотрудник обратился в бухгалтерию с просьбой выдать ему такую справку. Но этот ответ верен лишь отчасти.

Так, по новой форме нужно составить справку, если работник просит выдать ему документ о доходах за 2018 год и последующие годы. Если же запрос работника касается предыдущих налоговых периодов, то справку надо оформить по прежней форме (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Ведь в самом приказе № ММВ-7-11/566@ указано, что он применяется для представления сведений о доходах за 2018 год (п. 4 приказа). И никаких исключений в отношении формы справки для работников не сделано.

Также нужно учитывать, что справка о доходах для работников оформляется только в том случае, если она выдается на основании пункта 3 статьи 230 НК РФ по заявлению самого физлица. Если же компания выполняет обязанность, предусмотренную пунктом 5 статьи 226 НК РФ, и уведомляет физлицо (в т.ч. действующего или бывшего сотрудника) о невозможности удержать НДФЛ и сумме задолженности, то заполнить надо не справку для работников, а форму 2-НДФЛ (т.е. ту форму, которая подается в ИФНС).

Это опять же связано с формулировками приказа № ММВ-7-11/566@. Так, пункт 2 этого приказа гласит: сообщение о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ) представляется по форме, утвержденной подпунктом 1.1 пункта 1 приказа. А в данном подпункте речь идет о форме 2-НДФЛ, которая подается в ИФНС. Поэтому, вне зависимости от того, кому направляется данное сообщение (налоговому органу или физлицу-налогоплательщику), оно заполняется по форме 2-НДФЛ. Использовать для этой цели справку для работников нельзя.

Кто обязательно должен подписывать справку 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ относится к перечню самых важных документов — служит основным отчётом для налоговой службы и является необходимой при получении кредита от банковского учреждения.

Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.

В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.

Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.

Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.

За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.

Документ представляет собой форму отчётности, в которой отображаются доходы, полученные сотрудником, и суммы налогов, уплаченные за него.

Стандартно 2-НДФЛ формируется за отчётный год, за полгода или по факту увольнения. Но каждый работник имеет право получить её по требованию в любое время.

Форма заполняется на утверждённом законодательством РФ образце, который периодически меняется, поэтому прежде чем делать справку следует убедиться, что бланк актуален.

Обычно оформлением справки занимается отдел бухгалтерии на предприятии.

По требованию сотрудника организация обязана выдать справку в срок до 3 рабочих дней.

На территории страны существуют фирмы, предлагающие предоставление справки за определённую плату.

Прежде чем обращаться к услугам таких компаний, важно знать, что даже малейшие ошибки могут привести к тому, что документ будет забракован, допустим, при предоставлении в банк для получения займа, либо при обращении в социальные органы.

Форма 2-НДФЛ предоставляется работодателем:

  • В Федеральную налоговую службу по каждому работнику, который получал заработную плату в организации за прошедший год, в том числе по уволенным и сокращенным. Для правильного отображения дохода в справке применяются регламентированные кодировки дохода.
  • Сотруднику по требованию. Просьба может осуществляться в устной форме, письменный запрос не является обязательным. Причём работодатель не имеет права отказать в выдаче, а работник в свою очередь имеет право попросить более одного оригинала.

Стоит учитывать, что письменное заявление о получении формы 2-НДФЛ гарантирует предоставление справки от работодателя в течение 3 дней в отличие от устной просьбы, сроки выполнения которой не регулируются налоговым законодательством РФ.

У новых руководителей компаний, бухгалтеров, кадровиков могут возникнуть вопросы, связанные с подписью налоговых документов. В частности, они могут сомневаться в том, кто должен подписывать справку 2-НДФЛ. Итак, эта обязанность закрепляется за уполномоченным должностным лицом. Кто именно будет им являться, определяется изданием соответствующего приказа.

В таком приказе обязательно отмечается, что должностное лицо будет нести ответственность согласно российскому законодательству при:

  • предоставлении в справках о доходах неверных либо неполных данных;
  • непредставлении документов в налоговые органы в указанные сроки;
  • отказе от представления справок о доходах в ИФНС.

Если уполномоченное лицо не будет выполнять свои обязанности должным образом, то он должен будет выплатить утвержденным законом штрафы.

Справка 2-НДФЛ – это документ, в котором отражаются все сведения о доходах работника. Здесь же указывается и размер налогов, вычтенных из заработной платы согласно требованиям главы 23 Налогового Кодекса Российской Федерации. Справка выдается работодателем по требованию работника.

За формирование указанного документа отвечает уполномоченное лицо. Таковым может являться как один из бухгалтеров, кадровиков, так и иной сотрудник, на кого возложена, согласно соответствующему приказу, обязанность заполнения справок 2-НДФЛ.

Следует указать, что выбранное должностное лицо должно составлять документ с соблюдением обязательной формы и выдавая документ в рамках указанных государством сроков (то есть не более, чем через 3 дня со дня поступления заявки от работника). В противном случае на него возлагается определенная ответственность.

Потребовать выдать соответствующую справку вправе только сотрудники, трудоустроенные по трудовому договору. Причем в документе будет отображена только «белая» зарплата. Если сотрудник получает дополнительные деньги в виде «черной» оплаты труда, они в 2-НДФЛ показаны не будут.

Также следует отметить тот факт, что запросить выдать справку 2-НДФЛ могут и уже уволенные сотрудники. Должностные лица не имеют права отказывать им в этом.

Согласно российскому законодательству, руководитель предприятия должен издать приказ, где прописывается обязанность за формирование налоговой отчетности за определенным кругом лиц. Не указанные в нем сотрудники принимать участие в составлении и проставлении подписи на справке 2-НДФЛ не должны.

Налоговым Кодексом РФ не утвержден круг лиц, которые имеют право подписи на справке 2-НДФЛ. Как правило, определение такой кандидатуры осуществляется руководителем организации.

Так, наиболее часто обязанность по формированию и подписанию справки возлагается на:

  • бухгалтеров, то есть тех сотрудников, которые непосредственно ведут начисление зарплаты работникам, удержание налогов и т. п.;
  • главного бухгалтера компании, который ведет такую же деятельность либо следит за правильным формированием документов;
  • собственно, сам руководитель;
  • любой другой сотрудник предприятия (только вести подобную деятельность он должен по выданной доверенности либо после издания соответствующего приказа).

Иными словами, налоговым агентом в компании может стать любой сотрудник, только это обязанность должна быть закреплена специальными документами.

Справка 2-НДФЛ – документ, который выдается не только сотрудникам компании по их запросу, но и передается для отчетности в налоговые органы. Причем составление их и выдача должно производиться с учетом требований российского законодательства. Если формирование документа в указанные сроки не производится, то согласно статье 126 НК РФ компания привлекается к ответственности.

В качестве наказания за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ на предприятие налагается штраф в размере 200 рублей за каждый не предоставленный образец документа.

Если учитывать, что в организации трудоустроено около 1000 человек, то размер штрафных санкций оказывается весьма весомым. К тому же дополнительно налагается штраф и на налогового агента. Это прописано в статье 15.6 Кодекса Административных правонарушений.

Итак, административная ответственность может быть возложена в следующих ситуациях:

  • непредставление справок о доходах в указанные законодательством сроки;
  • отказ от своевременной подачи 2-НДФЛ в налоговую службу;
  • отражение в документах неправильной и неполной информации о доходах.

Все это может расцениваться как попытка укрывательства от налогов. По этой причине и предусмотрено наказание в виде штрафных санкций. Если руководитель компании не хочет иметь лишних расходов по данной причине, ему следует осуществлять постоянный и тщательный контроль за подготовкой и формированием налоговой отчетности.

Право подписи на налоговой документации определяется специальным приказом. Его текст должен содержать сведения непосредственно о закреплении соответствующих обязанностей за конкретным перечнем сотрудников. После этого каждый из указанных в документе лиц должно получить определенную доверенность. Реквизиты этой бумаги в дальнейшем обязательно прописываются в формируемых справках 2-НДФЛ.

Когда определенные приказом лица, ответственные за формирование налоговой документации, уходят в отпуск, новый круг лиц, привлекающийся к данной деятельности, также должен быть определен соответствующим приказом. При этом при составлении справок о доходах только назначенный сотрудник должен будет указать там свои данные (фамилия и имя) и прописывать реквизиты документа-основания для ведения подобных дел.

При банкротстве компании, в момент, когда ведется процедура ее закрытия, подписывать налоговые документы может тот, у кого имеется право подписи на всех документах. В случае закрытия при ликвидации до окончательного удаления из реестра подписывать документы организации вправе руководитель либо учредитель. Для индивидуальных предпринимателей право подписи сохраняется и после его закрытия.

Где необходимо предоставление справки по форме 2 НДФЛ

Кроме банков, данную справку имеют право потребовать в отделе кадров при смене места работы. В ряде случаев она выдается автоматически вместе с остальным пакетом документов, также сотрудник может написать заявление и получить ее самостоятельно. Важным является тот момент, что руководитель организации (тот, кто подписывает 2 НДФЛ для сотрудников) должен был находиться в официальных трудовых отношениях с работниками.

Требуется форма 2 НДФЛ и при оформлении визы в посольстве, однако, бывают случаи, когда достаточным является предъявление стандартной справки с места работы и заверенных выписок по счетам. В некоторых социальных учреждениях 2 НДФЛ необходима для оформления пенсий, выплат при усыновлении ребенка, алиментов, при судебных разбирательствах по трудовым спорам.

Кто должен подписывать справку по форме 2?НДФЛ и сопроводительный реестр сведений о доходах физических лиц — генеральный директор, главный бухгалтер или бухгалтер, который ответственен за ее составление? Справки по форме 2?НДФЛ и сопроводительный реестр подписывает уполномоченное должностное лицо компании.

Также в приказе следует указать, что уполномоченное лицо несет ответственность в соответствии с законодательством РФ: — за представление сведений о доходах физических лиц в неполном объеме или в искаженном виде; — непредставление или представление справок в налоговую инспекцию с нарушением срока; — отказ от представления справок 2?НДФЛ в налоговые органы.

Дело в том, что за указанные нарушения статьей 15.6 КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. Помимо административной ответственности за просрочку представления справок по форме 2?НДФЛ организация — налоговый агент может быть привлечена к налоговой ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ.

Штраф за это правонарушение составит 200 руб. за каждый не представленный вовремя документ.

Фрагмент (окончание) формы № 2?НДФЛ

Налоговый агент ________________ ________________ __________________ М.П.

Кому выдаётся?

Форма 2-НДФЛ предоставляется работодателем:

  • В Федеральную налоговую службу по каждому работнику, который получал заработную плату в организации за прошедший год, в том числе по уволенным и сокращенным. Для правильного отображения дохода в справке применяются регламентированные кодировки дохода.
  • Сотруднику по требованию. Просьба может осуществляться в устной форме, письменный запрос не является обязательным. Причём работодатель не имеет права отказать в выдаче, а работник в свою очередь имеет право попросить более одного оригинала.

Стоит учитывать, что письменное заявление о получении формы 2-НДФЛ гарантирует предоставление справки от работодателя в течение 3 дней в отличие от устной просьбы, сроки выполнения которой не регулируются налоговым законодательством РФ.

Сроки сдачи отчета

Учтите, что заполнить и предоставить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию следует не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Поскольку это последняя дата, когда налоговые агенты передают сведения о доходах физического лица, исчисленном, удержанном и перечисленном налогах в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае в поле «Признак» указывают цифру 1. В 2018 году 1 апреля приходилось на воскресенье, поэтому последний срок сдачи переносился на 02.04.2018. Что касается 2020 года, то никаких переносов не предусмотрено.

Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений теперь представлен в приложении № 4 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Также введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый такой отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ), и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.

Ответственность за нарушения

Налоговый Кодекс предусматривает ответственность за несвоевременно сданную отчётность 2-НДФЛ.

Штраф составляет 200 руб. за каждый документ. То есть если на предприятии работает штат из 20 сотрудников, то руководителю придётся уплатить сумму в 4 тысячи рублей.

Кроме просрочки, карается и недостоверность предоставленных данных. За каждую некорректно заполненную форму налоговый агент рискует заплатить 500 руб. за каждого сотрудника в отдельности.

Стоит отметить! Ошибки, к которым применяются штрафы, связаны не только с суммами расчёта по доходам, но и фактическими сведениями о работнике (прописка, паспортные данные и т.д.).

Отказ от выдачи справки грозит штрафом от 1 до 3 тысяч рублей и применяется к должностному лицу, ответственному за выдачу 2-НДФЛ.

Нововведениями в текущем году стали обновления кодов в справке, а также оформление дополнительного документа в виде реестра справок, по которому составляется отчётность. Но и, конечно же, обновлён бланк по форме 2-НДФЛ.

Итоги

Справка 2-НДФЛ подписывается работодателем или его доверенным лицом. При этом реквизиты доверенности на представителя обязательно указываются в соответствующей строке справки вне зависимости от того выдается ли документ сотруднику или представляется в ФНС по итогам года.

Источники

  • http://buhdzen.ru/nalogi/ndfl/kto-podpisyvaet-spravku-2-ndfl/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/490354/
  • https://nsovetnik.ru/ndfl/kto-podpisyvaet-spravku-2-ndfl-dlya-sotrudnika/
  • https://blogkadrovika.ru/kto-podpisyvaet-spravku-2-ndfl/
  • https://3zprint-msk.ru/spravka-2-ndfl-podpis/
  • https://nalog-nalog.ru/ndfl/spravka_2ndfl/kto_imeet_pravo_podpisyvat_spravku_2ndfl/
  • https://so-retail.ru/dokumenty/kak-podpisat-spravku-2-ndfl-2.html
  • https://nalog-spravka.ru/spravka-2-ndfl.html
[свернуть]
Решите свою юридическую проблему сегодня, не выходя из дома!
300 рублей бесплатно

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

 

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

 
 
Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

 
Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант