Бесплатная горячая линия

Обязанности секретаря: должностная инструкция, функции и требования – необходимые навыки, опыт работы + функциональные особенности работы

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Образец должностной инструкции секретаря

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность

Секретарь-администратор несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

  1. Среднее, высшее образование;
  2. Стаж работы;
  3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
  4. Знание основ делопроизводства;
  5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  • Помощник руководителя;
  • Делопроизводитель.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

  1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
  2. Правильное ведение внутренней документации.
  3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Функции

Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций. Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов. Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.

Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска — это ключи к успешной организации файлов.

Секретари — это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты — это обычные письменные корреспонденции.

Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса — это еще одна обязанность.

Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.

В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.

Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль будет соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не заполнению стандартного описания работы.

Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:

  • Коммуникация — основная роль секретаря. Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом директоров, руководством и членами (если таковые имеются), путем надлежащего уведомления о любых встречах и своевременном распространении таких материалов, как повестки дня и протоколы заседаний. Секретарь должен быть осведомлен о документах организации и связанных с ними материалах и должен быть в состоянии давать советы и ресурсы по соответствующим темам о которых идет речь Секретарь должен стремиться быть полезным для совета, поскольку они выполняют свои фидуциарные обязанности.
  • Планирование, уведомление и материалы. Секретарю поручается знание и соблюдение требований к уведомлению, составления расписаний для размещения директоров. Секретарь отвечает за составление расписания заседаний совета директоров и должен обеспечить достаточное количество совещаний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно проводить заседание правления, когда секретарь готовит и отправляет материалы для собраний перед совещанием для каждого директора для рассмотрения таких материалов, исправления любых ошибок, подготовки вопросов и комментариев.
  • Протоколы совещаний. Секретарю также поручено записывать протоколы заседаний. Протокол является важным организационным документом и обеспечивает памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также некоторые доклады комитетов и персонала. Протоколы заседаний могут иметь жизненно важное юридическое значение в экзамене и в качестве доказательств в судах, если, например, кто-то бросает вызов действительности определенных действий или позиций.
  • Ведение корпоративных отчетов. Как хранитель записей организации, секретарь отвечает за поддержание точной документации и соблюдение правовых требований, таких как ежегодные сроки подачи заявок. Секретариату может быть полезно иметь календарь подачи сроков, который может включать подачу в государственный секретарь корпорации, генеральный прокурор, и налоговой службы. Секретарь отвечает за проверку и обновление документов по мере необходимости и обеспечение безопасного хранения всех документов, их доступности для проверки директорами и/или членами.

Позиция секретаря имеет широкие обязанности, требующие гораздо большего, чем просто присутствовать на всех заседаниях совета. Эти обязанности, вероятно, будут увеличиваться, если у корпорации есть структура членства в голосовании, которая требует дополнительных процедур уведомления и голосования.

Требуемый уровень образования

Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели это требуют. Небольшое меньшинство может потребовать получения степени, и в этом случае степень английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной. Большинство работодателей требуют, чтобы заявители имели офисный или административный опыт работы. Соответствующий опыт может быть получен путем установления контактов через агентства по подбору персонала. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Некоторые организации запрашивают возможность вводить определенное количество слов в минуту или иметь опыт в аутопинге. Курсы для секретарей доступны в Интернете или в колледжах дополнительного образования. Для этой роли требуются различные уровни квалификации, в зависимости от работодателя и сектора. Некоторые из них могут быть больше связаны с предшествующим опытом и навыками, тогда как другие могут нуждаться в формальной квалификации.

Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.

Профессиональная сертификация доступна для административных помощников через различные организации. Одним из таких сертификатов является сертифицированный административный специалист, который предлагает Международная ассоциация административных. Сертификация обычно требует завершения аккредитованной программы обучения, опыта работы в качестве помощника администратора и прохождения сертификационного экзамена.

Навыки

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

  • Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
  • Коллективные навыки.
  • Умение работать с организацией и временем.
  • Внимание к детали.
  • Навыки ведения переговоров.
  • Напористость.
  • Гибкость.
  • Такт, осмотрительность и дипломатия.
  • Сильные организационные навыки.
  • Навыки презентации и внимание к деталям.
  • Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
  • Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
  • Способность принимать и понимать инструкции.
  • Устные и письменные навыки общения.
  • Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
  • Приятная, уверенная телефонная манера.
  • Умение работать в команде.
  • Надежность и честность.
  • Навыки управления проектами.
  • Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
  • Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
  • Возможность работать независимо.
  • Дружелюбное и профессиональное поведение.
  • Стрессоустойчивость.

Перспективы

По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.

Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.

Если есть языковые навыки, можно решить, перейти ли к более специализированной роли, такой как двуязычный секретарь. Можно использовать свои организационные навыки в качестве офисного менеджера или секретаря команды, координируя работу других в рамках отдела или организации.

В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.

Источники

  • https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html
  • https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya/
  • https://xn--b1agjaakuyfdln4b.xn--p1ai/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-administratora/
  • https://clubtk.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya
  • https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html
  • https://FB.ru/article/129736/v-chem-sostoyat-doljnostnyie-obyazannosti-sekretarya
  • https://www.finanbi.ru/obyazannosti-sekretarya-doljnostnaya-instrukciya-funkcii-i-trebovaniya-319
[свернуть]
Решите свою юридическую проблему сегодня, не выходя из дома!
300 рублей бесплатно

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

 

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

 
 
Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

 
Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант
 

Добавить комментарий