Бесплатная горячая линия

Письмо о возврате денежных средств: по акту сверки, в связи с ошибочным платежом, в связи с отказом от товара

Содержание

Правовая основа платы за другую организацию

За другую организацию выплата возможна на основании ст. 313 ГК, ст. 45 НК РФ, если иные условия не прописаны в соглашении между кредитором и должником.

Выбирая такой способ погашения задолженности, следует помнить о возможных рисках. Например, кредитор может посчитать, что поступление на счёт денежных средств — ошибка. Чтобы не получить иск о незаконном обогащении, кредитор вернёт средства отправителю. При этом задолженность заёмщика, естественно, погашена не будет.

Для того чтобы такого недоразумения не произошло, следует известить кредитора о том, что за должника выплату задолженности произведёт другое юридическое лицо. От должника потребуется:

  1. Предоставить письмо о перезачёте денежных средств, образец которого можно найти на сайте ниже.
  2. Попросить своего контрагента передать кредитору документ с указанием того, за кого производится выплата долга (наименование организации), на каком основании (реквизиты соглашения между контрагентами). Цель оплаты должна быть прописана и в назначении платежа (при безналичном расчёте).

Письма, образец которых можно увидеть ниже, являются доказательством выплаты задолженности должником посредством другой фирмы. Получив их, кредитор будет знать, в счёт какой задолженности следует зачислить поступившие средства.

Благодаря документам, сопровождающим платёж, кредитор сможет объяснить происхождение средств налоговой службе. К тому же, это гарантия от иска о незаконном обогащении, так как все неизвестные платежи юридические лица обязаны вернуть отправителям.

Внимание! Выплата одним юридическим лицом за другую фирму либо ИП не может превышать ста тысяч рублей (Указание банка России № 30 73). Выплата за физическое лицо лимитом не ограничена.

Причины переплаты

Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:

  • Самая простая из ситуаций. По ошибке бухгалтера либо другого ответственного за перечисление денежных средств лица на счет поставщика поступило больше, чем следовало.
  • Если поставщик задержал поставку, за которую уже были перечислены средства. Если договор между организациями не предполагает иного, то получатель в этом случае может отказаться вообще от принятия товара. Об этом четко прописано в 511 статье ГК РФ, пункт 3.
  • Отказ покупателя от товара по причине его низкого качества (брак и т.д.). Если поставщику в этом случае уже был уплачен аванс, то возникает переплата (статья 523 ГК РФ).
  • Договор, по которому были перечислены средства, был расторгнут одной из сторон. В этом случае речи о зачете будущими поставками или услугами, конечно, не идет.

Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.

Состав бланка письма

Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.

Письмо должно содержать:

  • Сведения об адресате. ФИО руководителя организации поставщика, его должность, само название компании.
  • Номер документа. Он нужен для последующего учета, занесения в журнал исходящей документации.
  • Дату подписания.
  • Название бумаги.
  • Сумму переплаты. Она должна быть точно известна обеим сторонам.
  • По какому счету был осуществлен платеж (ссылка с номером документа и его датой).
  • Что сделать с переплатой: вернуть либо зачесть в счет оплаты последующих поставок (либо предоставления услуг). Если имеются данные о номере и дате счета, на который следует зачесть переплату, то указывается он.
  • Просьбу зачесть переплату в счет следующих платежей, если конкретного номера счета нет в наличии.
  • При необходимости – сумму НДС.
  • Подпись, должность руководителя, печать организации.

Варианты поведения

При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.

Варианты ответа на письмо

Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту. Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.

Что делать с НДС

Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:

  1. Если авансовый счет-фактура был поставщиком выписан на неверную сумму (ту, которая поступила по ошибке или превышена), то он должен быть исправлен. Для этого необходимо направить поставщику письмо о том, чтобы он выписал другой авансовый счет-фактуру, с верными цифрами.
  2. Поставщик пересылает копию верного счета-фактуры.
  3. Потом аннулируется запись в книге покупок организации. Но это исправление должно быть именно тем числом, на которое выписан верный счет-фактура.
  4. Если отчетный квартал истек, то придется оформлять дополнительный лист к книге покупок, посредством которого все равно производится исправление отметок о зарегистрированных счетах-фактурах.
  5. По новому счету-фактуре начисляется верный НДС.

Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.

В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.

При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.

Крайний случай

Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.

Как оформляется

При выплате за другую организацию обязательно указывается назначение платежа, например, вот так: «Задолженность компании «Мир» по договору №78-98».

Порядок действий при оформлении выплаты одним юр. лицом за другое:

  1. Шаг 1 — фирма-должник отправляет контрагенту письмо-поручение, в котором просит внести за неё задолженность кредитору.
  2. Шаг 2 — контрагент, беря за основу письмо-поручение должника, переводит средства на счёт кредитору.
  3. Шаг 3 — контрагент отправляет фирме-должнику копию платёжного поручения (исполненного).

У контрагента должны остаться на хранении:

  • просьба-поручение фирмы-должника;
  • платёжное поручение (оригинал).

У фирмы-основного заёмщика должны остаться на хранении:

  • копия гарантийного письма (поручения контрагенту);
  • копия исполненного платёжного поручения.

Важно! Кредитор зачтёт поступившие средства от контрагента в счёт задолженности только при наличии уведомления от основного должника.

В платёжном поручении указывается:

  1. За кого вносится платёж (реквизиты юридического лица).
  2. Номер соглашения, по которому производится плата.

Письмо о выплате за третье лицо, образец которого можно найти ниже, обязательно отправляется кредитору. Даже если цель платежа прописана в назначении.

Письмо составляется произвольно, точная форма в законодательстве не определена. Желательно, чтобы оно было написано на фирменном бланке от имени генерального директора.

Отправить документ можно по почте (с уведомлением), либо передать руководству компании лично, под подпись.

В правильности оформления платежа, прежде всего, заинтересован основной должник. Если платёж не будет сопровождаться письмом о плате за другую организацию, кредитор вернёт поступившие средства отправителю. В счёт задолженности они не будут засчитаны.

Образец соглашения

Образец письма о выплате третьим лицом:

Плата за ЗАО «Комфорт» по соглашению от 01.02. 18 г., №67–85. Производится в счёт долга ЗАО «Крот» ЗАО «Комфорт» по соглашению от 1 сентября 2018 г., №156–01.

Как видно из примера, в письме указывается, по какому соглашению производится выплата задолженности; а также на основании чего контрагент вносит плату за основного должника.

Отражение у плательщика в налоговом учёте

Важный вопрос, как проводится выплата долга фирмы другой организацией в учёте. Если неправильно оформить операцию, при проведении налоговых проверок у компании могут возникнуть проблемы. Чтобы разобраться в оформлении, рассмотрим следующий пример:

ЗАО «Комфорт» имеет задолженность перед поставщиком. У банка, в котором у ЗАО «Комфорт» открыт счёт, отобрали лицензию. Наступил срок оплаты задолженности перед поставщиком. В связи с невозможностью списать средства со счёта, ЗАО «Комфорт» обратилось к своему контрагенту, ЗАО «Крот», с просьбой внести плату за него.

Для того чтобы ЗАО «Крот» смог перевести поставщику денежные средства, ЗАО «Комфорт» отправляет контрагенту письмо-распоряжение. Оно составляется в произвольной форме, но обязательно содержит следующую информацию:

  1. Данные по задолженности основного должника (реквизиты обязательства).
  2. Информацию (реквизиты) о поставщике (кредиторе).
  3. Данные о точной сумме задолженности (какую сумму контрагент должен перевести поставщику).

Как только ЗАО «Крот» оплатит задолженность за другое юридическое лицо, поставщик уменьшит долг ЗАО «Комфорт» на внесённую сумму.

Важно! Следует помнить, что поручение внести плату за должника на основании договора контрагенту, не снимает ответственности с основного заёмщика. Он продолжает отвечать перед кредитором за выполнение своих обязательств в полном объёме, в установленные соглашением сроки. Если денежные средства будут переведены кредитору не полностью, либо по истечению установленных сроков, ответственность за это ляжет на основного заёмщика, а не на его контрагента, который производил выплату.

Если кредитор не юридическое, а физическое лицо, при получении задолженности он должен внести данные о ней в декларацию, заплатить НДФЛ.

Как заполняется платёжное поручение

Если компания согласилась внести плату за третье лицо, ей понадобится образец платёжного поручения. В нём указывается:

  1. Предназначение платежа.
  2. ИНН компании (за которую производится платёж).
  3. Точная сумма (обязательно с НДС).
  4. Основание для проведения операции.

Последствия внесения средств за другую организацию по письму

Часто юридические лица опасаются производить плату за контрагента, считая, что это может привести к неприятным последствиям. На самом деле, такая операция не представляет угрозы, в том числе и со стороны налоговых органов.

Важно! Если в договоре между контрагентами не прописано иное, то одно юридическое лицо может отказаться производить плату за другую организацию.

Процесс возврата денег по акту сверки

Переплата иногда встречающееся явление в коммерческой работе. Причин ее возникновения есть несколько:

  • ошибка по невнимательности — в реквизитах адресата, по сумме;
  • когда товар/материалы были возвращены после совершения оплаты по первично выставленному счету.

В таком случае необходимо связаться с бухгалтерией контрагента, сверить счета, подписать акт сверки и согласовать возврат суммы.

Как вернуть ошибочно перечисленные деньги?

Первоначальным документом для возможности провести реверс неверно перечисленных денежных средств является акт сверки. Далее, когда контрагент, подписав акт, подтверждает эту сумму, необходимо написать ему письмо, с просьбой вернуть деньги.

Письмо является основанием для возврата, без него, бухгалтер другой компании не имеет права на свое усмотрение перечислить средства на другой счет, пусть даже по сверке и идет минусовое сальдо.

Письмо на возврат денежных средств от поставщика по акту сверки пишется в свободной форме на официальном бланке предприятия.

Составляется ли акт о выдаче денег при возврате товара

Клиенты имеют право вернуть товар на протяжении 14 календарных дней со дня покупки. Это право уже знакомо всем, давно и успешно используется.

Необходимо:

  • написать заявление и предъявить его администратору;
  • сохранить и предъявить с заявлением чек;
  • вернуть товар.

На самом деле законодательством предусмотрен обмен товара на аналог или заменитель, пока идентичное изделие не поступит в продажу (для непродовольственных товаров). Но на практике, продавцы просто делают возврат. Это простой и быстрый способ закрыть вопрос. Деньги в этом случае, по законодательству, должны быть возвращены не позднее трех дней.

Какие действия продавца после предоставления покупателем заявления и чека?

Если товар хотят вернуть в день покупки, необходимо:

  • Принять заявление и чек от клиента;
  • Оформить приходную накладную. Отправитель – это покупатель,
    Получатель — организация-продавец;
  • Произвести возврат денег с той же кассовой точки расчета, через которую прошла покупка. Возврат должен быть проведен до закрытия кассы и оформления Z-отчета.
  • В конце смены необходимо оформить акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
  • Возвратная сумма отображается в журнале кассира-операциониста и справке-отчете. Если в торговой точке несколько точек расчета, старший кассир указывает сумму, которую вернули в сводном отчете по всем кассовым точкам.

Если возврат происходит не в день покупки, его оформление продавцом будет следующее:

  • Принять заявление, чек, попросить покупателя предъявить паспорт;
  • Оформить накладную на товар. Ее подписывает и продавец и покупатель;
  • Сумму возвращают в течение трех дней с главной кассы предприятия по расходно-кассовому ордеру по предъявлении заявителем паспорта;
  • Расходно-кассовый ордер отображается в кассовой книге.

Как возвращаются средства за товар, оплаченный по банковской карте?

Согласно законодательству, реверс средств может быть осуществлен только на карту. Нельзя путать расчеты по наличной кассе и безналичному счету.

Как написать письмо о возврате денежных средств по акту сверки?

На фирменном бланке в правом верхнем углу пишете: «Руководителю», «Главному бухгалтеру» и название компании, которая должна вернуть деньги.

Далее, необходимо описать ситуацию, например, фразой: «На Ваш расчетный счет #_, компанией (название вашей конторы), ошибочно были перечислены денежные средства в размере _ рублей, в том числе НДС в размере _ рублей.

Просим вернуть указанную сумму на расчётный счет (указать реквизиты вашего р/с). Акт сверки подписан на дату (указать дату)».

Если причина перечисления другая, необходимо указать ее: «Просим вернуть на расчетный счет# _ сумму переплаты в размере _ рублей, в том числе НДС_ рублей, которая образовалась в результате проведения возврата товара по накладной #_ дата документа.».

Правила оформления

Для ситуаций, связанных с возвратом средств, существует определенный алгоритм:

  1. Сначала нужно подготовить документы, подтверждающие оплату.
  2. На фирменном бланке составляется претензия, в которой указываются необходимые сведения. Она подписывается руководителем предприятия или организации, а также главным бухгалтером, заверяется печатью.
  3. Отправка письма производится в пакете с копиями платежек, чеков, квитанций и других свидетельств о перечислении денег.

Образец письма на возврат ошибочно перечисленных средств
Чтобы вернуть ошибочно перечисленные средства, необходимо написать письмо на возврат денег от поставщика, образец которого выглядит следующим образом:

  • в шапке документа указываются данные получателя претензии;
    название «Письмо» размещается с отступом по центру листа;
  • изложение сути претензии с указанием причины, ссылки на документ, регламентирующий финансовые отношения сторон (договор, соглашение и т.п.);
  • далее излагается просьба о перечислении ошибочно зачисленных средств на расчетный счет предприятия.

Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер, заверяется бумага печатью организации, компании, учреждения, регистрируется в журнале исходящей документации.

Пример письма на возврат переплаты

Как правило, стороны регламентируют свои коммерческие отношения на договорной основе. Невозврат средств является нарушением, которое необходимо подтвердить актом сверки в двух экземплярах и задокументировать, заверив бумаги подписями и печатями с обеих сторон. После этого определяется сумма (дебиторская задолженность), которую контрагент обязан перечислить на счета предприятия, осуществившего оплату. Эта сумма и указывается в письме на возврат.

Пример письма о возврате средств за товар

Зачастую потребители сталкиваются с проблемой приобретения бракованного товара, и обнаруживается это уже после того, как его стоимость внесена в кассу. В этом случае возврат товара и денег – один из вариантов, предусмотренных законодательством. Клиент должен составить заявление произвольной формы в двух экземплярах, указав данные торговой организации, свои ФИО, адрес и телефон, и далее изложить суть претензии.

Образцы писем

В качестве подтверждения доводов о необходимости возврата денежных средств к письму следует приложить копии платёжных документов. Письмо составляется в двух экземплярах, регистрируется в журнале внутренней корреспонденции. Один экземпляр документа необходимо направить адресату, второй архивируется в исходящей документации подразделения предприятия, представитель которого является его составителем.

По требованию руководства предприятия число внутренних экземпляров письма может быть увеличено в зависимости от того, в скольких подразделениях необходимо архивное хранение его копии. Данные о количестве копий письма на предприятии должны быть внесены в опись документов, относящихся к исполнению договора.

Заверить письмо о возврате денежных средств может лицо, имеющее право подписи – директор (заместитель директора) или главный бухгалтер. Свою подпись должен также поставить ответственный исполнитель (составитель документа). Вернуть деньги, ранее уплаченные контрагенту, либо полученные в счёт поставок товарно-материальных ценностей можно в нескольких случаях. Коротко – о каждом из них.

По акту сверки

Кроме платёжных документов основанием для направления контрагенту письма о возврате денежных сумм могут служить акты сверки взаимных расчётов между сторонами.Вне зависимости от того, по какой причине возникла дебиторская задолженность, сверка платежей за определённый период позволит выяснить как природу задолженности, так и основную причину ошибки в учётно-финансовых и банковских документах.

В связи с ошибочным платежом

Ещё один распространённый повод для инициирования процедуры возврата денежных средств – ошибки, допущенные при составлении бумажных и электронных документов. Они могут быть самыми разнообразными: технические ошибки, неправильное указание каких-либо реквизитов, сумм к уплате, и т.д.

Следует отметить, что самая распространённая неточность, которую допускают составители платёжек и других документов – неверное указание реквизитов получателя. В этом случае третьей стороной при восстановлении финансового статус-кво становится учреждение банка. Причина в том, что платёж в этом случае не попадёт на счёт получателя. До выяснения всех обстоятельств он будет учитываться в банке по категории «невыясненный платёж».

Возврат аванса (переплаты)

В некоторых случаях договора не предусматривают расчётов авансовыми платежами. Контрагент, ошибочно перечисливший аванс на расчётный счёт поставщика товарно-материальных ценностей, должен позаботиться о его возврате.

В связи с отказом от товара

У руководства предприятия могут быть и другие основания для направления контрагенту письма о возврате денежных средств. Довольно часто, уже на стадии поставки возникают форс-мажорные обстоятельства, заставляющие получателя отказаться от товара. Если у контрагентов нет взаимных претензий, и урегулирование спора не доводится до суда, возврат осуществляется на основании аналогичного документа – письма, составленного от имени руководства стороны – получателя.

Возврат ранее уплаченных средств за не поставленный товар

Предоплата является гарантией прав для сторон, заключивших договор о поставке ТМЦ:

  • поставщика – о том, что расчёт будет произведён своевременно;
  • покупателя – о том, что доставка товара будет осуществлена в соответствии условиями соглашения.

Однако, недобросовестный поставщик может отказаться от выполнения своей части договора, и не произвести поставку ТМЦ.Письменное заявление с требованием возврата ранее уплаченных денежных средств необходимо направлять в адрес поставщика в момент окончания срока поставки товара. В нём необходимо указать реквизиты и приложить копии платёжных документов, подтверждающих выполнение своей части договора.

Архивное хранение деловой переписки, к числу которой относятся и письма в адрес контрагентов о возврате денежных средств должно осуществляться в течение 5 лет. Претензионная переписка должна храниться в папке с отдельной номенклатурой. Для регистрации входящих и исходящих документов следует завести отдельный журнал учёта. Порядок осуществления переписки устанавливается приказом об учётной политике предприятия и должностными инструкциями сотрудников, непосредственно привлечённых к исполнению поручений руководства.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

  • назначаем ответственных лиц за возврат документов;
  • устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

  • какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: 111@site.by, от Стороны 2: 222@ site.by. Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору. Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

или

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Назначьте ответственных лиц за документооборот

Начните с назначения ответственных лиц за возврат документов и установления конкретных сроков по их возврату.

Пропишите в регламентах, положениях об отделах распределение данных функций.

Пропишите условия документооборота в договоре

При заключении договора пропишите в нем следующие условия:

  • кто, когда, как, в какие сроки передает и подписывает документы;
  • какими способами Вы будете обмениваться документами с партнерами;
  • кто ответственен за документооборот;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

Если Вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Отправьте неподписанные документы почтой

Если документы от контрагента не вернулись и переговоры с ним не дают результата, вышлите ему неподписанные документы почтой с Описью вложения.

К документам приложите сопроводительное письмо, в котором обозначьте, когда и по каким документам производилась отгрузка товара (со ссылкой на складские документы на отпуск), документы, на передачу которых контрагентом не подписаны. Так у Вас будет для контролирующих органов подтверждение того, что товар действительно отпущен, и данные документы контрагенту передавались.

Если по данным реализациям (на которые отсутствуют подписанные покупателями документы) налоги Вы начисляете и уплачиваете своевременно, то каких-либо налоговых рисков у Вас не возникает. Также неправомерным будет штраф за неверно оформленную первичку (отсутствие подписи покупателя).

Обязательно оформляйте складские документы

При каждом факте отгрузки товара покупателям обязательно оформляйте складские документы, подтверждающие факт отпуска товара конкретному покупателю.

В данном документе обязательно должна быть подпись лица, представляющего интересы покупателя по получению товара (полномочия должны быть подтверждены доверенностью). Наличие данных документов обезопасит Вас от риска того, что покупатель откажется от факта получения от Вас товара.

Сканируйте копии документов

Попросите у партнера отсканированные копии документов. Они помогут Вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

Сначала свяжитесь с партнером и выясните, в чем причина задержки (документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица).

Попросите предоставить оригиналы документов

Письменно просите (требуйте) предоставить оригиналы документов у руководителя компании-контрагента, т.к. разговоры с рядовыми сотрудниками не всегда результативны. В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время.

Письмо от имени директора Вашей компании или его звонок по телефону могут ускорить получение документов.

В крайнем случае, можно заполнить документы за Вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

Бухгалтерский учёт

В бухгалтерском учёте выплата будет выглядеть так:

Кредит 51, Дебет 76. Обозначает произведённый перевод денежных средств.

Кредит 76, Дебет 60. Обозначает, что плата была зачтена в счёт задолженности.

Такая запись делается после того, как факт выплаты долга за другое юридическое лицо установлен исполненным платёжным поручением.

Все юридические лица тщательно проверяют назначение входящих средств на свой счёт. Если компания получила деньги, отправленные ей по ошибке, и не вернула их, отправитель может подать иск, основа которого — неосновательное обогащение.

Доказательство для кредитора, что полученные им средства — плата задолженности одним юридическим лицом за другую организацию, — гарантийное письмо от основного заёмщика. Оно может быть вот таким кратким:

Важно! Согласно ст. 167, 171, 172 НК РФ, плательщик не теряет право на вычет НДС (входного). На формирование базы по налогам, суммы, которые были выплачены плательщиком третьим лицам, не влияют. В соответствии с той учётной политикой, что выбрала компания, данные суммы вносятся в разряд расходов.

Компания может совершить платёж наличным либо безналичным способом. В случае выбора первого варианта проводки будут другие:

Кредит 50; Дебет 76. Обозначает, что платёж был сделан наличными.

Кредит 76; Дебет 60. Обозначает, что оплата кредитору зачтена в счёт задолженности (часть долга погашена).

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится — подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

Источники

  • https://urist-bogatyr.ru/article-item/oplata-za-druguyu-firmu-perezachetom/
  • https://assistentus.ru/forma/pismo-o-zachyote-pereplaty-postavshchiku/
  • https://bankitb.ru/vozvrat-i-obmen/kak-pravilno-sostavit-akt-sverki-po-vozvratu-denezhnyx-sredstv.html
  • https://obrazec-dogovora.ru/pismo/pismo-o-vozvrate-denezhnyh-sredstv-obrazec.html
  • https://alaws.ru/pismo-o-vozvrate-denezhnyh-sredstv/
  • https://buhuchet.by/articles/kontragent-ne-vozvrashhaet-dokumenty-chto-delat.html
  • https://malina-group.com/vozvrat-podpisannyh-dokumentov-ot-partnera/
[свернуть]
Решите свою юридическую проблему сегодня, не выходя из дома!
300 рублей бесплатно

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

 

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

 
 
Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

 
Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант