Бесплатная горячая линия

Приказ о направлении работника в командировку

Содержание

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу №77-9АП).

Подведем итог

После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось – отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку. Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов – согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., – а также храните документы в установленном порядке.

Документальное сопровождение командировки в 2020 году

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылка на законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
  • заполнить авансовый отчет;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

  • встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
  • открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
  • работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
  • урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

  1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
  2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
  4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
  5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
  6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
  7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
  8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

  • заместитель директора;
  • руководитель отдела кадров;
  • руководитель какого-либо подразделения или отдела;
  • соучредитель, если таковой имеется;
  • бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

  1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
  2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
  3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
  4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

  • в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

  • поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

  • поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

  • выполнения служебного поручения;

  • поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

  • поездка ограничивается определенным сроком;

  • работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

В каких случаях поездка не считается служебной командировкой

Служебной командировкой нельзя считать:

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Виды служебных командировок

В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

  • краткосрочные и длительные командировки;

  • одиночные и групповые;

  • плановые и внеплановые.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Гарантии командированным работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

  • сохранение рабочего места и должности;

  • сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

  • компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Возмещение расходов по служебной командировке

Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

  • расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);

  • стоимости проезда до места назначения и обратно;

  • расходов по аренде жилого помещения;

  • иных дополнительных расходов.

Режим рабочего времени командированных сотрудников

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Форма приказа на служебную командировку

Форма приказа в настоящий момент не утверждена законодательно. Начиная с 2003 г., работодатель вправе разработать свою, добавив туда свои графы, строки и столбцы.

Для того, чтобы разработать свою форму приказа на командировку, за образец можно взять унифицированную форму приказа Т-9. На практике многие компании продолжают использовать большое количество унифицированных бланков, иногда убирая лишнюю информацию.

Приказ на командировку (образец Т-9) можно скачать здесь.

ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ Т9

Упомянутая форма используется при направлении в поездку только одного сотрудника. Если вы направляете два и более сотрудников – используйте форму приказа Т-9а или свой бланк.

Единственное, что необходимо изменить в форме Т-9, так это удалить информацию про служебное задание, если необходимость составлять его не закреплена в ЛНА:

Если в вашей компании принято издавать согласительный документ, то данное поле целесообразно оставить и скорректировать. Основанием для командировки может быть служебная записка, протокол Совета директоров или материалы Правления или даже Приказ о вводе какого-то объекта в эксплуатацию и т.д. В этом случае в командировочном приказе вы легко сможете указать основание поездки. Опять же данная информация будет являться подтверждающей для обоснования экономической обоснованности произведенных расходов.

Задание на командировку

Задачи на командировку необходимо было указывать всегда. Раньше – в служебном задании, сейчас – в приказе на командирование. Если кратко указывать цель поездки или задания, то налоговики могут заподозрить вас в непроизводственном характере командировки. Поэтому, обобщенные вопросы из разряда: контроль строительства, участие в деловой встрече и т.п. использовать не рекомендуется. В приказе можно очень детально расписать задание. Это, во-первых, облегчит задачу сотруднику, т.к. он четко будет знать свои задачи, а во-вторых, вы легко обоснуете необходимость данной поездки.

В связи с тем, что служебное задание отменено, а именно по нему работник отчитывался о выполнении задания, то возникает вопрос: как работнику отчитаться о проделанной работе? Некоторые компании разрабатывают свои формы отчета. В основном это те работодатели, сотрудники которых часто разъезжают по стране и за ее пределами.

Отчет позволяет оценить выполнено ли задание и насколько успешно. Какие следует принять меры после окончания поездки. Если, например, сотрудник направлялся на обучение или повышение квалификации в другой город, то отчетом может послужить копия его сертификата или удостоверения об успешном завершении программы.

Можно ли обосновать расходы, если поездка не привела к положительным результатам? Например, сотрудник был направлен в США для приемки и контроля погрузки на судно оборудования. Но, в ходе поездки подрядчик нарушил сроки контракта, и оборудование не было подготовлено к отправке. Получается, работник съездил зря. На сторону работодателя встают московские налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2). Такой же позиции придерживаются и суды. Хотя очень часто свою позицию по неэффективным командировкам приходится доказывать в суде.

Дополнительная информация в приказе на командировку

После отмены обязанности иметь отметки в командировочном удостоверении, время нахождения работника в служебной поездке стали определять по проездным билетам. С загранкомандировками еще проще – даты определяются по штампам таможенного контроля. Однако не все таможни стран СНГ ставят печати о прохождении контроля. Также может быть, что работник поедет в командировку на личном авто или возьмет служебное. Как в этом случае определить даты поездки?

Тогда рекомендуется составить служебную записку с указанием дат выезда и возвращения и согласовать ее с руководителем. Кроме того, информацию о том, что для поездки работник будет использовать личный автомобиль или получит служебный, следует указать в приказе. Проставление данной информации поможет верно рассчитать сумму суточных и среднюю зарплату при командировании.

Если же в ходе поездки сотрудник перемещается на автомобиле по разным местам назначения, данную информацию также надо включить в служебку или указать в приказе. Потому что, не имея отметок в паспорте и билетов, невозможно корректно рассчитать норму суточных при пересечении границ стран СНГ, в которых может быть установлена компанией разная величина суточных.

Образец заполнения приказа

Приказ о командировке (образец Т-9а) вы можете скачать здесь.

ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ (ОБРАЗЕЦ Т-9А)

Давайте рассмотрим образец приказа на командировку. С учетом норм ст. 166 и п. 3 Положения о командировках в приказе необходимо указать следующие данные:

  • наименование компании или ИП;
  • ФИО, должность и отдел командированного;
  • место назначения;
  • срок;
  • цель командирования.

Подписать приказ должен руководитель компании или сам ИП, либо лицо, исполняющие его обязанности или действующее по доверенности. С приказом следует ознакомить командируемого под роспись, чтобы он знал свое задание и заранее подготовился к нему. В этом случае за ненадлежащее исполнение или неисполнение данного приказа работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ и внутренним актом компании.

Продление командировки

Часто возникают ситуации, когда следует продлить командировку. В этом случае издается приказ о продлении срока командировки. Он может заполняться в свободной форме. Для образца рассмотрим приказ о продлении командировки. В нем может быть отражена следующая информация:

Однодневные командировки

Однодневная командировка законодательством РФ не запрещена. Однако именно с подобными командировками и возникает больше всего сложностей.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение) указывается, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее – командирующая организация).

Решение о направлении работника в командировку должно быть оформлено письменно

С августа 2015 года решение о направлении работника в командировку надо оформлять в письменной форме. Наиболее подходящей формой решения является распоряжение или приказ. В силу п. 7 Положения необходимо также конкретизировать вид транспорта (личный, служебный или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц), на котором работник направляется в командировку.

На бланке организации

Приказ
(распоряжение)

«_____» __________ 2015 г.

№ ____

О направлении работника в командировку

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить начальника отдела продаж Павлова Сергея Семеновича в ООО «Спаркл», находящийся в г. Волгограде, сроком на 5 (пять) дней, с 14 по 18 сентября 2015 г., в том числе дорога, с использованием личного транспорта работника – легкового автомобиля (марка, гос. номер), с целью проведения переговоров и заключения договора с потенциальным покупателем.

Основания:

служебная записка заместителя генерального директора (Ф. И. О.) от 07.09.2015

Генеральный директор:

Ф. И. О.

С приказом ознакомлен: (дата, подпись работника, расшифровка Ф. И. О.)

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Приказ может быть составлен также и по унифицированным формам Т-9 и Т-9а, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. Однако, ввиду упразднения некоторых документов, сведения из таких документов желательно включать в приказ (распоряжение). Форму такого приказа (распоряжения) рекомендуется утвердить локальным актом организации.

Упразднено применение некоторых документов

С 2015 г. отменена обязанность применения командировочного удостоверения (унифицированная форма Т-10). В этой связи при направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения).

Учитывая, что письменное решение работодателя теперь является основанием для направления работника в командировку, отпала необходимость оформления служебного задания (унифицированная форма Т-10а). А отчет о выполненной работе в командировке больше не является документом, предоставляемым работодателю по итогам командировки в порядке п. 26 Положения.

Также упразднены документальные формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. В этой связи формировать и вести журнал учета работников, убывающих и прибывающих из командировки, уже не нужно.

ПОЗИЦИЯ РОСТРУДА

Норма п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте. Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Работодатель вправе установить такой порядок локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ.

Некоторые детали, изменившиеся в связи с упразднением документооборота

Срок командировки, согласно п. 4 Положения, определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и(или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок определяется на основании служебной записки, которая представляется работником по возвращении из командировки, с приложением документов, подтверждающих использование соответствующего вида транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В отсутствие проездных документов срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, оформленного в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 № 490.

В отсутствие вышеуказанных документов срок подтверждается служебной запиской работника и(или) иным документом, содержащим подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Цель командировки в связи с нововведениями подлежит отражению в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Данный приказ (распоряжение) в этой части подменяет служебное задание.

Подтверждение факта выполнения работником цели командировки больше не требуется. В этом смысле законодательство РФ исходит из того, что отсутствие у работодателя нареканий по деятельности работника в командировке является достаточным подтверждением надлежащего выполнения работником цели командировки. В противном случае работника надлежит привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст. 193 ТК РФ.

Таким образом, новый механизм оформления командировок выглядит следующим образом: работодатель издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, где указывается место командирования, срок и цель командировки. На основании приказа (распоряжения) бухгалтерия работодателя выдает работнику деньги под отчет на проезд, проживание и суточные. По итогам командировки работник представляет в бухгалтерию работодателя авансовый отчет и подтверждающие (включая проездные) документы, на основании которых производится окончательный взаиморасчет с работником.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Исключение отдельных документов из «командировочного» документооборота не означает, что организация не вправе их применять в своей деятельности. При желании исключенные документы можно оставить, но их форму и применение необходимо будет закрепить во внутренних локальных актах организации.

Однодневная командировка

Как уже указывалось выше, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, работник может быть направлен работодателем в командировку даже на один день.

Однодневная командировка оформляется так же, как и обычная (многодневная) командировка. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Расходы на проезд в однодневную командировку

Организация, применяющая УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», вправе учесть в расходах выплаченную сумму на проезд (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). К расходам на проезд относятся:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (к станции, пристани, аэропорту) отправления в командировку и от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где работник работает.

Отметим, что в силу п. 23 Положения работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Следовательно, налогоплательщик имеет право учесть документально подтвержденные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ), связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии, что такие возмещения предусмотрены локальными актами организации (письмо Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-06/30062).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Минфин России подготовил проект изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», согласно которому суточные заменят возмещением реальных расходов работника по командировкам в пределах РФ.

Суточные

Относительно выплат суточных при однодневной командировке необходимо отметить, что в силу абз. 4 п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вместо суточных работнику (командированному на один день по территории РФ) возмещаются дополнительные расходы исходя из дня направления работника в однодневную командировку. Если этот день является рабочим, то работник получает за этот день средний заработок (ст. 167 ТК РФ). А если выходной или праздничный день, то работник получает оплату за работу в выходной (нерабочий праздничный) день.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При однодневной командировке работник в тот же день возвращается к месту постоянного жительства, поэтому суточные ему на основании указанной выше нормы не полагаются.

Пример 1.

В мае 2015 года ООО «Стар» направило своего работника С. С. Павлова в командировку. Срок командировки – 1 рабочий день (18 мая 2015 года). За время командировки организация должна начислить С. С. Павлову зарплату исходя из его среднего заработка. Расчетный период: май 2014 года – апрель 2015 года (245 рабочих дней). Должностной оклад – 25 000 руб.

За этот период произошли следующие события:

  • в июне 2014 года С. С. Павлов был в учебном отпуске (18 рабочих дней). За этот месяц сотруднику начислено: исходя из среднего заработка – 12 500 руб.; по должностному окладу – 1315,79 руб.;
  • в сентябре 2014 года С. С. Павлов находился в отпуске весь месяц (22 рабочих дня). За этот месяц ему не начисляли зарплату;
  • в январе 2015 года он проболел 5 (пять) рабочих дней. Зарплата за этот месяц начислена в размере
    16 666,67 руб.

Периоды болезни и отпусков, а также суммы, начисленные за эти периоды, из расчета среднего заработка нужно исключить. Общее количество дней, исключаемых из расчетного периода, – 45 дней (18 + 22 + 5).

В бухучете организации пройдут следующие проводки:

ДебетКредитСумма (руб.)Операция
26, 44701214,91Оплачен средний заработок работнику за период нахождения в командировке

Пунктом 20 Положения указывается, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для командировок на территории иностранных государств, определяемой в порядке ст. 168 ТК РФ. В этот период также включается время нахождения в пути, в том числе и время вынужденной остановки (п. 9 Положения).

В бухгалтерском учете командировочные расходы по однодневным командировкам отражаются так же, как по многодневным командировкам.

ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА

Возмещение работнику затрат, связанных с командировкой и понесенных с разрешения работодателя, не облагается НДФЛ и страховыми взносами при условии их целевого назначения и документального подтверждения.

— Письмо от 01.04.2015 № 17-3/В-156.

Пример 2.

14 сентября 2015 года ООО «Стар» запланировало однодневную командировку своего работника С. С. Павлова в г. Волгоград. Цель командировки – переговоры и заключение договора с потенциальным покупателем. Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась организацией через расчетный счет.

Под отчет на командировочные расходы С. С. Павлову было выдано из кассы организации 1214,91 руб. (из расчета среднего дневного заработка работника).

В бухучете организации пройдут следующие проводки:

ДебетКредитСумма (руб.)Операция
76517500Оплачена стоимость авиабилетов
50/3767500Получены авиабилеты
71501214,91Выданы деньги работнику

Пример 3.

По итогам командировки работника у него остались неизрасходованные денежные средства. Остаток не использованных в командировке денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим организация издала приказ об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.

В бухучете организации пройдут следующие проводки:

ДебетКредитСумма (руб.)Операция
715021 000Выдано под отчет работнику на командировочные расходы
26, 447115 000Сдан авансовый отчет
94716000Отражена сумма не возвращенного в срок аванса
73946000Сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо
70736000Не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы

Сопутствующие документы

Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.

Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:

  • Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
  • Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
  • Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
  • Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.
 
Источники

  • https://www.klerk.ru/buh/articles/424208/
  • https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/
  • https://assistentus.ru/sotrudniki/komandirovka-direktora-i-uchreditelya/
  • https://www.audit-it.ru/terms/accounting/sluzhebnaya_komandirovka.html
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/prikaz-o-komandirovke.html
  • https://konkurs-nttm.ru/rasporyazhenie-na-komandirovku-rukovoditelya-obrazets/
  • https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-na-komandirovku.html
[свернуть]
Решите свою юридическую проблему сегодня, не выходя из дома!
300 рублей бесплатно

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

 

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

 
 
Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

 
Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант
 

Последние ответы

Бесплатная горячая линия 24/7
8 (800) 550-82-45
по всей России


+7 (499) 398-51-30
Для жителей Москвы и МО
+7 (812) 305-28-25
Для жителей Спб и области